Klient i wyzwania, przed którymi stanął

Grupa kapitałowa zajmująca się sprzedażą w modelu e-commerce na terenie Europy oraz Stanów Zjednoczonych za pomocą wielu platform aukcyjnych jak Amazon czy Allegro. Grupa posiada spółki w kilku z krajów, w których prowadzi sprzedaż, gdzie są one obsługiwane przez lokalną firmę księgową.

W związku z charakterystyką branży, jedną z najistotniejszych potrzeb klienta jest aktywna kontrola marży na każdej z przeprowadzanych transakcji, tak by zapewnić zyskowność sprzedaży. Niestety intensywny wzrost skali operacji spowodował, że konieczne stało się wdrożenie systemu pozwalającego w sposób zautomatyzowany agregować dane sprzedażowe oraz koszty, również w celu konsolidacji finansów grupy.

Nasze wsparcie

Wsparcie klienta obejmowało budowę szytych na miarę raportów Power BI, agregujących dane transakcyjne oraz księgowe pozwalających na:

• Automatyczne łączenie danych z raportów sprzedaży z platform aukcyjnych z fakturami zakupu towarów oraz kosztami transportu
• Kalkulację zysku oraz marży na sprzedaży każdego z produktów w ramach tysięcy transakcji miesięcznie
• Kalkulację wskaźników sprzedaży takich jak współczynnik zwrotów, średnia wartość zamówienia/zwrotów lub ilość produktów na zamówienie
• Analizę sprzedaży w podziale na dostawcę, spółkę sprzedającą, platformę sprzedaży, osobę odpowiedzialną za kanał sprzedaży, grupę produktową, kraj oraz wiele innych
• Comiesięczną automatyczną konsolidację zapisów księgowych z kilku różnych systemów oraz ich prezentacja w formie zunifikowanego Rachunku Zysków i Strat z możliwością eksploracji danych do poziomu pojedynczego dokumentu księgowego oraz opcją wyłączenia transakcji wewnątrzgrupowych
• Przekrojową analizę kosztów i przychodów w ujęciu księgowym w podziale na spółki z grupy
• Analizy wspierane wbudowanymi mechanizmami uczenia maszynowego Power BI

Korzyści z wdrożonych rozwiązań

• Bieżący i zwalidowany wgląd w finanse grupy: Raport pozwolił klientowi poznać wyniki finansowe firm, oraz podjąć kluczowe decyzje strategiczne w kwestii dalszego rozwoju grupy
• Kontroling i prezentacja danych finansowych: Comiesięczna weryfikacja danych oraz prezentacja wyników i przepływów pieniężnych pozwoliła na bieżącą konsultację aktualnej sytuacji finansowej
• Precyzyjne raporty finansowe i transakcyjne: Szczegółowe i skonsolidowane raportowanie umożliwiło eksplorację danych do poziomu każdego dokumentu księgowego, co pozwoliło wychwycić błędy księgowe oraz nieodpowiednio sklasyfikowane koszty co przełożyło się wzrost raportowanej marży na sprzedaży.
• Przegląd i konsultingprocesów biznesowych: Budowa raportu pozwoliła zidentyfikować problemy w obrębie procesów biznesowych, których eliminacja może pozwolić na znaczne usprawnienie przepływu informacji.

‍Podsumowanie Dzięki wdrożeniu szczegółowego i zautomatyzowanego raportowania, klient z branży e-commerce uzyskał szczegółowy wgląd w finanse całej grupy kapitałowej, jak również otrzymał narzędzie do biężącej weryfikacji transakcji. Wsparcie pozwoliło też zidentyfikować  pola do potencjalnych optymalizacji procesów biznesowych klienta.

Klient i wyzwania, przed którymi stanął

Klientem jest firma z branży SaaS. Firma współpracuje z około 100 partnerami każdego miesiąca, sprzedając swoje usługi za ich pośrednictwem. Partnerzy wykorzystują liczne platformy sprzedażowe pozwalające dotrzeć do klientów indywidualnych.Szybki rozwój firmy powodował potrzebę bieżącego dostępu do analiz finansowych oraz pełnej obsługi księgowej, w tym rozliczania sprzedaży na partnerów, księgowania wyciągów bankowych i rozliczania ich z dokumentami sprzedażowymi oraz zakupowymi. Zarząd potrzebował kompleksowych narzędzi, które nie tylko umożliwią efektywne zarządzanie księgowością, ale także pozwolą na precyzyjną analizę rentowności firmy.

Rozwiązanie systemowe – kompleksowe wsparcie księgowe i elektroniczny obieg dokumentów

Nasze rozwiązanie obejmowało pełną obsługę księgową oraz wdrożenie zintegrowanego systemu raportowania kontrolingowego. Kluczowym elementem było również zastosowanie systemu Saldeo, który znacząco przyspieszył obieg dokumentów w firmie. Dzięki temu rozwiązaniu, dokumenty księgowe trafiały do nas szybciej, a proces księgowania mógł rozpocząć się natychmiast po ich elektronicznym zatwierdzeniu przez wyznaczone osoby w firmie klienta.

Obsługa księgowa, którą dostarczaliśmy, obejmowała:

• Księgowanie przychodów i kosztów: Systematyczne księgowanie operacji finansowych, uwzględniające wszystkie transakcje związane z działalnością operacyjną firmy.
• Tworzenie deklaracji podatkowych: Sporządzanie miesięcznych i kwartalnych deklaracji VAT i CIT, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• ‍Rozliczanie partnerów: comiesięczne rozliczanie około 10 tys. transakcji miesięcznie realizowanych przez ponad 100 partnerów. Proces obejmował działania takie jak:
  - Pozyskanie raportów sprzedaży od klienta
  - Czyszczenie danych
  - Uzgodnienie sprzedaży z raportów z systemem klienta do śledzenia sprzedaży na poziomie każdego klienta oraz każdej platformy sprzedażowej
  - Kalkulacja indywidualnej prowizji dla każdego z klientów
  - Zautomatyzowane wystawienie faktur prowizyjnych do partnerów poprzez system Saldeo
• Raportowanie w Power BI: Comiesięczne raporty przygotowywane w Power BI na podstawie przygotowywanych raportów rozliczeń sprzedaży oraz danych pozyskiwanych bezpośrednio z systemu księgowego, dostarczające kluczowych informacji na temat kosztów, przychodów oraz rentowności:
  - Automatyczna kalkulacja wskaźników sprzedaży takich jak koszty pozyskania klienta, współczynnik odejść klientów, żywotność klienta, czy średnia wartość sprzedaży
  - Przekrojowa analiza kosztów i przychodów z podziałem na miejsca ich powstawania
  - Raport Rachunku Zysków i Strat z możliwością eksploracji danych do poziomu pojedynczego dokumentu księgowego
  - Biznesowy raport wyników skrojony do potrzeb klienta prezentujący marżę na kilku poziomach

Zaawansowana analiza kosztów i rentowności

Jednym z istotnych aspektów naszej współpracy było szczegółowe podejście do analizy kosztów. Koszty były analizowane nie tylko pod kątem rodzaju, ale również miejsca ich powstawania. Dzięki temu raporty umożliwiały precyzyjne wskazanie, który dział lub proces generuje największe koszty. Porównując te dane z przychodami, byliśmy w stanie określić dokładną rentowność poszczególnych działań i procesów, co wspierało zarząd w podejmowaniu decyzji dotyczących optymalizacji operacyjnej.

Korzyści z wdrożonych rozwiązań

• Szybszy obieg dokumentów: Dzięki wdrożeniu systemu Saldeo, dokumenty trafiały do nas znacznie szybciej, co pozwoliło na przyspieszenie procesu księgowania i eliminację opóźnień.
• ‍Zintegrowana obsługa księgowa i raportowanie: Centralizacja wszystkich procesów księgowych i kontrolingowych w jednym miejscu umożliwiła znacznie szybsze generowanie raportów i lepszy przepływ informacji, bez konieczności oczekiwania na dane od wewnętrznej księgowości.
• ‍Precyzyjne raporty finansowe: Analiza kosztów na poziomie poszczególnych działów i procesów operacyjnych pozwoliła na precyzyjne monitorowanie rentowności, co wspierało zarząd w podejmowaniu trafnych decyzji strategicznych.
• Oszczędność czasu i kosztów: Automatyzacja procesów księgowych oraz szybkie raportowanie pozwoliły firmie skupić się na rozwoju działalności, minimalizując ryzyko błędów i nieścisłości.

‍Podsumowanie Dzięki pełnej obsłudze księgowej oraz wdrożeniu systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, firma usługowa mogła skuteczniej zarządzać swoimi finansami. Zwiększona efektywność księgowania, precyzyjne raportowanie oraz szybki dostęp do kluczowych danych finansowych pozwoliły firmie na lepsze zarządzanie kosztami i przychodami, co przełożyło się na optymalizację rentowności poszczególnych procesów operacyjnych.